Interne Wissens-KI

Schluss mit der ewigen Suche in Ordnern und E-Mails.

Geben Sie Ihrem Team eine KI, die Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantwortet — aus PDFs, vom Server, aus dem Postfach. Die Antwort nennt die Stelle, aus der sie stammt. Diese Leistung setzt Goma-IT mit dem eigenen Produkt um, der KI-Wissensdatenbank — eingerichtet und betreut aus Bludenz.

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Unser eigenes Produkt

Die KI-Wissensdatenbank — von Goma-IT entwickelt und betrieben.

Was diese Seite beschreibt, gibt es bei uns als fertiges Produkt. Die KI-Wissensdatenbank liest aus Fileservern, Postfächern und Cloud-Ablagen; ob zusätzlich Branchensoftware als Quelle in Frage kommt, hängt von deren Export- und Schnittstellenmöglichkeiten ab und beantwortet Fragen in normaler Sprache — mit der Stelle, aus der die Antwort stammt.

  • Antworten mit Fundstelle — und ein ehrliches „nicht gefunden“, wenn nichts da ist
  • Eigene Instanz je Betrieb auf Servern in Deutschland
  • Pauschale je Betrieb, keine Lizenz pro Kopf, monatlich kündbar

Die Demo dauert dreißig Minuten per Video. Auf Wunsch gibt es danach einen Testzugang für vierzehn Tage.

Das Wissen ist da. Es findet nur niemand.

Kennen Sie das aus Ihrem Betrieb?

  • Die Suche frisst den Tag: Das Angebot von 2022, das Protokoll von letzter Woche, die Mail mit der Zusage — einer sucht, ein anderer wird gefragt.
  • Wissen hängt an Personen: Wo die Zusage steht oder in welcher Mail der Sonderfall geklärt wurde, weiß oft nur, wer damals dabei war. Ist diese Person auf Urlaub oder in Pension, beginnt die Suche von vorn.
  • Geraten statt nachgelesen: Das Handbuch hat fünfzig Seiten. Also fragt man lieber schnell nach — oder rät.
Die Unterlagen gibt es ja — auf dem Server, im Postfach, im Handbuch. Wir sorgen dafür, dass Ihr Team darin nachschlagen kann, statt zu suchen oder zu raten.
So funktioniert es

Eine geschützte KI, die in Ihren Unterlagen nachschlägt.

In normaler Sprache fragen
„Welche Reklamationsfrist haben wir mit dem Großhändler vereinbart?“ — Ihr Team tippt die Frage so ein, wie es eine Kollegin fragen würde.
Suche in Ihren Ablagen
Die Wissens-KI sucht in den Ablagen, die Sie angebunden haben — etwa Fileserver, SharePoint, Outlook-Postfächer oder Google Workspace. Gesucht wird im Inhalt der Dokumente, nicht nur in den Dateinamen.
Antwort mit Fundstelle
Die Antwort nennt die Stelle, aus der sie stammt („Sicherheits-Handbuch, Seite 12“), damit Sie nachprüfen können. Findet die KI in Ihren Unterlagen nichts dazu, sagt sie das. Irren kann sie trotzdem — bei wichtigen Entscheidungen zählt der Blick ins Dokument.
Anwendungsfälle

Wo eine interne Wissens-KI im Alltag hilft.

Einarbeitung
Neue Mitarbeiter einarbeiten
Wer neu im Betrieb ist, fragt zuerst die Wissens-KI und bekommt die Stelle im Handbuch dazu. Erfahrene Kollegen werden dann für das gefragt, was nirgends aufgeschrieben ist.
Vertrieb
Alte Angebote wiederfinden
„Was haben wir 2022 dem Kunden Müller angeboten?“ — liegt das Angebot in einer angebundenen Ablage, findet die KI es, fasst es zusammen und nennt die Datei.
Richtlinien
Interne Vorgaben nachschlagen
Wer eine Sicherheitsvorgabe, Arbeitsanweisung oder interne Richtlinie braucht, fragt nach und bekommt die Stelle im Dokument — statt aus dem Gedächtnis zu arbeiten.

Wir verbinden Ihre Ablagen.

Die KI-Wissensdatenbank liest aus den Quellen, die Sie schon haben — an Ihrer Ablage ändert sich dabei nichts. Dateien auf einem Server in Ihrem Betrieb werden verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in Ihre eigene Instanz gespiegelt. Die Liste zeigt Beispiele. Bei Dateiablagen und Cloud-Diensten ist der Weg klar; bei Branchen- und Buchhaltungsprogrammen wie BMD, RZL, DATEV, QOMET, Advokat oder proALPHA führt er in der Regel über Import- und Exportdateien und hängt an Version und Lizenz — dort ist eine Anbindung nach heutigem Kenntnisstand wahrscheinlich, aber erst nach der Prüfung Ihrer Installation zugesagt.

Microsoft 365
SharePoint & Teams
Outlook & Exchange
Google Workspace
Dropbox Business
Nextcloud / ownCloud
Fileserver
NAS
Bestehendes DMS
Wiki und Intranet
Scan-to-Folder
Diktat & Sprachaufnahmen
BMD
RZL
DATEV
QOMET
Advokat
proALPHA

Ihre Unterlagen bleiben Ihre Unterlagen.

Eigene Instanz
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Instanz auf Servern in Deutschland — kein geteiltes System. Das Sprachmodell läuft in einem Rechenzentrum in der EU; welcher Anbieter das ist, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Kein Training
Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das ist vertraglich zugesichert, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive.
Rechte nach Rolle
Wer was sehen darf, legen Sie über Rollen und Dokumentarten fest. Wer keine Freigabe für die Lohnverrechnung hat, bekommt daraus auch keine Antworten.
Ablauf

Vom ersten Gespräch zur Wissens-KI im Alltag.

Phase 1
1
Bestandsaufnahme
Wir gehen Ihre Wissensquellen durch — Server, SharePoint, Cloud, Postfächer. Sie entscheiden, was angebunden wird.
Phase 2
2
Eigene Instanz
Wir richten Ihre eigene Instanz auf Servern in Deutschland ein. Die Rechte legen Sie nach Rollen und Dokumentarten fest.
Phase 3
3
Anbindung & Test
Die KI liest Ihre Unterlagen ein. Wir testen mit echten Fragen aus Ihrem Alltag, bis Antworten und Fundstellen passen.
Phase 4
4
Einführung
Wir führen Ihr Team an Ihren eigenen Unterlagen ein. Bedient wird die Wissens-KI über ein Chat-Fenster: Frage eintippen, Antwort mit Fundstelle lesen, bei Bedarf das Dokument öffnen.
Aus unseren Projekten

Umgesetzt und im Betrieb.

Projekte zu dieser Leistung, bewusst ohne Kundennamen, Branchen und Orte beschrieben. Lösung, Technik und Stand stehen jeweils auf der Referenzseite.

Alle Referenzen ansehen

★★★★★
„Die KI-Automatisierung funktioniert zuverlässig und erleichtert unseren Alltag enorm."
Dr. Clemens Pichler, LL.M. · Rechtsanwalt & Unternehmer — 5,0 / 5 aus 3 Google-Bewertungen

Häufige Fragen

Ersetzt das System meine Ordnerstruktur?
Nein. Ihre Ablage bleibt, wie sie ist. Die KI liest aus ihr, ändert dort aber nichts. Sie arbeiten weiter wie gewohnt — und fragen, statt zu suchen.
Wo liegen meine Unterlagen, und wer darf sie sehen?
In einer eigenen Instanz, getrennt von anderen Betrieben, auf Servern in Deutschland. Das Sprachmodell läuft in einem Rechenzentrum in der EU; welcher Anbieter das ist, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer was sehen darf, legen Sie über Rollen und Dokumentarten fest. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive.
Funktioniert das auch mit handschriftlichen Notizen?
Teilweise. Gescannte, gut leserliche Blockschrift erkennt die Texterkennung oft brauchbar, flüchtige Handschrift nur lückenhaft. Am besten funktioniert es mit getippten Dokumenten; bei wichtigen Notizen hilft es, die Kernaussage kurz abzutippen.
Ist das ein Einzelprojekt oder ein fertiges Produkt?
Ein fertiges Produkt: die KI-Wissensdatenbank, entwickelt und betrieben von Goma-IT in Bludenz. Eingerichtet wird sie für Ihren Betrieb — mit eigener Instanz und den Ablagen, die Sie anbinden. Abgerechnet wird eine Pauschale je Betrieb statt einer Lizenz pro Kopf, monatlich kündbar.

Zum Weiterlesen

Fachartikel zu dieser Leistung — je Branche und Region einzeln erklärt: KI-Wissensmanagement

Was in Ihren Unterlagen steht, soll auch gefunden werden.

Die Wissens-KI macht vorhandene Dokumente, Ablagen und Postfächer abfragbar. Was nur im Kopf steckt, findet sie nicht. Wie das mit Ihren Unterlagen aussieht, zeigt die Demo der KI-Wissensdatenbank: 30 Minuten per Video, danach auf Wunsch 14 Tage Testzugang. Für eine erste Orientierung wählen Sie in der 60-Sekunden-Analyse „Internes Wissen schneller finden“ und erhalten eine grobe Schätzung sowie eine KI-erstellte Ersteinschätzung per E-Mail.

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