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Prozess-Automatisierung

Prozess-Automatisierung: Der automatische Ablauf tippt ab, Ihr Team gibt frei.

Wir verknüpfen die Programme, die Sie schon nutzen — Outlook, Excel, Buchhaltung, CRM — zu festen Abläufen, sogenannten Workflows. Dafür setzen wir n8n ein, eine Software, die Programme miteinander verbindet. Individuelle Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt der Ablauf als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe durch Ihr Team. Nachrichten mit vorab freigegebenem Wortlaut, etwa Terminerinnerungen, laufen ohne Einzelfreigabe.

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Dieselben Daten zweimal eintippen kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

Wo eine Information von einem Programm ins nächste abgeschrieben wird, arbeitet heute ein Mensch als Schnittstelle. Typisch im Büroalltag:

  • Rechnungen im Postfach öffnen, Beträge abtippen, das PDF in den richtigen Ordner ziehen
  • Anfragen aus dem Kontaktformular ins CRM oder in die Excel-Liste übertragen
  • Eine Adressänderung in Buchhaltung, CRM und Newsletter-Liste einzeln nachziehen
  • Auftragsdaten aus der Bestell-Mail in die Warenwirtschaft übertragen
Teuer ist nicht der einzelne Handgriff, sondern dass er jeden Tag anfällt und an einer Person hängt. Sichtbar wird der Aufwand oft erst, wenn diese Person auf Urlaub ist oder in der Buchhaltung ein Zahlendreher auftaucht.
Was ein Workflow übernimmt

n8n verbindet Ihre Programme zu Abläufen, in denen jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.

Programme verbinden
Ändert ein Kunde seine Anschrift, wird sie einmal im CRM erfasst und automatisch in die Buchhaltung übernommen, statt in jedem Programm einzeln nachgezogen zu werden. Voraussetzung: Die Programme bieten eine Schnittstelle oder lassen sich über Datei-Import und -Export ansprechen.
Posteingang vorsortieren
Ein Sprachmodell liest eingehende Mails und ordnet sie ein: Reklamation, Bestellung oder Terminanfrage. Die Mail geht an die zuständige Person, auf Wunsch mit Antwortentwurf. Weil KI sich irren kann, gibt ein Mensch jede Antwort frei.
Belege auslesen
Eine Rechnung kommt per Mail, die Texterkennung (OCR) liest Lieferant, Datum und Betrag aus, der Beleg landet als Entwurf in der Buchhaltungssoftware. Texterkennung liest auch einmal falsch — deshalb wird erst nach Ihrer Prüfung gebucht.
Typische Abläufe

Wie das im Büroalltag aussieht.

Drei Abläufe, die in vielen Betrieben ähnlich laufen: was heute von Hand passiert und was der Workflow davon übernimmt.

Vertrieb & CRM
Anfragen vom Kontaktformular ins CRM
Die Anfrage wird als Kontakt mit Aufgabe im CRM angelegt, und die zuständige Person bekommt eine Nachricht in Teams oder per Mail mit allen Angaben. Abgeschrieben wird nichts mehr, und im CRM ist sichtbar, wer die Anfrage übernommen hat.
Angebote
Offene Angebote nachfassen
Bleibt ein Angebot nach der vereinbarten Frist unbeantwortet, legt der Workflow eine Wiedervorlage im CRM an und bereitet eine Nachfass-Mail als Entwurf vor. Ob und wann sie hinausgeht, entscheidet die zuständige Person. Welche Angebote offen sind, steht damit im CRM statt im Kopf.
Personal
Dienstantritt vorbereiten
Wer Eintritte betreut, trägt die neue Person einmal in ein Formular ein. Der Workflow legt daraus Postfach und Programmzugänge mit den vorab festgelegten Rechten an, trägt die Einschulungstermine in den Kalender ein und schickt den Zuständigen eine Checkliste für das, was von Hand bleibt — Schlüssel, Arbeitsplatz, Arbeitskleidung.
Rechner

Wann rentiert sich Automatisierung?

Tragen Sie ein, wie viel Zeit ein wiederkehrender Ablauf heute kostet. Der Rechner zeigt, was diese Handarbeit im Jahr ausmacht und bis zu welchem Budget sich eine Automatisierung rechnet — aus Ihren Zahlen, ohne Anmeldung.

Die Handarbeit kostet heute 11 688 € im Jahr · 974 € im Monat
Automatisierbarer Teil 5 844 € im Jahr · 487 € im Monat

Eine Automatisierung rechnet sich innerhalb von 12 Monaten, wenn Einrichtung und laufende Kosten zusammen unter 5 844 € bleiben — innerhalb von 24 Monaten bis 11 688 €.

Grobe Schätzung aus Ihren Angaben (4.33 Wochen pro Monat), keine Zusage. Welcher Anteil sich in Ihrem Ablauf tatsächlich automatisieren lässt und was das kostet, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten).

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Ihre vorhandene Software bleibt.

Wir ersetzen keine Programme, sondern verbinden sie — über fertige n8n-Bausteine, Schnittstellen oder Datei-Import. Die Liste zeigt Beispiele; ob die Anbindung bei Ihrer Version klappt, prüfen wir vorab.

sevdesk
Outlook
Salesforce
HubSpot
Excel
DATEV
Google Sheets
Slack
Clockodo
WordPress
Shopify
Stripe
Mailchimp
Pipedrive
OpenAI
Microsoft Teams
BMD
Lexware
Notion
Airtable

Drei Grundsätze für jede Automatisierung

Klar geregelt, wohin Ihre Daten gehen
n8n läuft auf Servern in der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Werden Daten in einem Schritt außerhalb der EU verarbeitet oder dorthin übermittelt — etwa bei einem Sprachmodell oder CRM eines US-Anbieters —, erfahren Sie das vor dem Start, samt Grundlage der Übermittlung. Übergeben wird nur, was der Schritt braucht; die Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt.
Exportierbar statt Blackbox
Durchläufe werden protokolliert. Nach vollständiger Bezahlung erhalten Sie ein zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht an den für Sie erstellten Workflows. Auf Wunsch bekommen Sie jeden Ablauf als Datei; in einer anderen n8n-Installation müssen dann die Zugänge und Verbindungen zu Ihren Programmen neu eingerichtet werden. So bleiben Sie nicht an einen Dienstleister gebunden — auch nicht an Goma-IT.
Erst der Ablauf, dann die Technik
Zuerst nehmen wir den Ablauf mit der Person auf, die ihn täglich erledigt — samt der Ausnahmen, die oft nirgends aufgeschrieben sind. Erst dann wird gebaut. Kommt ein Vorgang zu selten vor, sagen wir Ihnen, dass sich die Automatisierung nicht lohnt.
Ablauf

Vom Erstgespräch bis zum laufenden Workflow.

Start
1
Erstgespräch und Prozessanalyse
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) — telefonisch, online oder vor Ort in Vorarlberg — schildern Sie, wo Zeit verloren geht. Danach nehmen wir den ausgewählten Ablauf mit der Person auf, die ihn täglich erledigt: wie oft er vorkommt, wie lange er dauert, wo Fehler passieren. Sie erhalten einen Vorschlag, der festhält, was automatisch läuft und was bewusst beim Menschen bleibt.
Pilot
2
Ein Ablauf im Test mit echten Daten
Wir bauen einen einzelnen, klar abgegrenzten Workflow und testen ihn mit Ihren echten Mails und Belegen. Vorab legen wir fest, woran der Erfolg gemessen wird — etwa die Zeit je Vorgang vorher und nachher. Erst wenn der Pilot stabil läuft, geht er in den Alltag über.
Laufend
3
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen den Workflow, beheben Fehler und passen ihn an, wenn sich Programme oder Abläufe ändern. Der nächste Ablauf kommt erst dazu, wenn der vorherige sich bewährt hat — so bleibt überschaubar, was in Ihrem Betrieb automatisch passiert.
★★★★★
„Die KI-Automatisierung funktioniert zuverlässig und erleichtert unseren Alltag enorm."
Dr. Clemens Pichler, LL.M. · Rechtsanwalt & Unternehmer — 5,0 / 5 aus 3 Google-Bewertungen

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit unserer älteren Branchensoftware?
Das hängt davon ab, wie die Software Daten herausgibt und annimmt. Bietet sie eine Schnittstelle (API), wird sie direkt angebunden. Für ältere Programme gibt es Umwege: Datei-Exporte, eine Datenbankverbindung oder automatisch versendete E-Mails. Ob das bei Ihrer Version geht, klären wir vor dem Angebot — und sagen es offen, wenn nicht.
Ersetzt die Automatisierung Mitarbeitende?
Automatisiert werden einzelne Handgriffe wie Abtippen, Ablegen und Übertragen, keine Stellen. Individuelle Antworten, Angebote und Belegbuchungen gehen als Entwurf zur Freigabe an Ihr Team. Ohne Einzelfreigabe laufen Nachrichten mit vorab freigegebenem Wortlaut, etwa Terminerinnerungen, sowie Chatbots: Diese antworten auf Basis hinterlegter, vorab freigegebener Inhalte und können sich irren. Wofür frei werdende Zeit genutzt wird, entscheiden Sie.
Was passiert, wenn ein Workflow hängt oder sich ein Ablauf ändert?
Bricht ein Durchlauf ab — etwa weil ein Programm nicht erreichbar ist —, meldet die Überwachung das an uns, und wir kümmern uns darum. Im Protokoll ist nachvollziehbar, an welcher Stelle und mit welchen Daten es passiert ist. Ändert sich Ihr Ablauf oder kommt neue Software dazu, wird der Workflow im grafischen Editor von n8n angepasst statt neu programmiert.
Was kostet Prozess-Automatisierung mit n8n?
Die Kosten bestehen aus der Einrichtung der Workflows und einer monatlichen Pauschale für Betrieb und Überwachung; welche Anpassungen die Pauschale abdeckt, steht im Angebot. Dazu kommen nutzungsabhängige Kosten für Dienste Dritter, etwa für Sprachmodelle oder Hosting, die nach Verbrauch abgerechnet werden. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Eine Circa-Preisspanne je Prozess erhalten Sie nach der Prozessanalyse, samt Schätzung, wie viel Zeit der Ablauf heute kostet; ob für die Prozessanalyse Aufwand verrechnet wird, erfahren Sie vorher.
Wie lange dauert es bis zum ersten laufenden Workflow?
Einen konkreten Zeitplan nennen wir nach der Prozessanalyse. Er hängt vor allem davon ab, welche Schnittstellen die beteiligten Programme bieten. Begonnen wird immer mit einem einzelnen Ablauf, der erst nach dem Test mit Ihren echten Daten in den Alltag übergeht.
Für welche Betriebe lohnt sich Prozess-Automatisierung?
Nicht die Betriebsgröße entscheidet, sondern wie oft ein Vorgang gleich abläuft. Kommt eine Routine mehrmals pro Woche vor und liegen die Daten digital vor — Rechnungen, Anfragen, CRM-Einträge, Aufträge —, lohnt sich ein genauer Blick. Kommt sie nur ein paar Mal im Jahr vor oder existiert sie nur auf Papier, bleibt sie besser Handarbeit.

Zum Weiterlesen

Fachartikel zu dieser Leistung — je Branche und Region einzeln erklärt: Schnittstellen-Integration · KI-Rechnungsverarbeitung · KI-Angebotserstellung

Starten Sie mit dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet.

Die 60-Sekunden-Analyse ist eine erste Orientierung: Sie erhalten eine grobe Schätzung, wie viele Stunden pro Monat in Ihrem größten Engpass stecken könnten, und eine KI-erstellte Ersteinschätzung per E-Mail — einen Ausgangspunkt, kein fertiges Konzept. Was sich tatsächlich automatisieren lässt, zeigt erst der Blick auf Ihren Ablauf.

1
Drei kurze Fragen zu Ziel, Engpass und Teamgröße beantworten, dann Name und E-Mail-Adresse für die Ersteinschätzung angeben.
2
Auf Wunsch direkt einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch (30 Minuten) wählen.
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