Prozessautomatisierung in Viersen

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

Betriebe in Deutschland betreut Goma-IT per Telefon und Video; in Vorarlberg sind auch Termine im Betrieb möglich. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Warum Prozessautomatisierung in Viersen ein Thema ist

In vielen Betrieben in Viersen kommen Anfragen über Telefon, WhatsApp und E-Mail gleichzeitig. Ist nach Feierabend niemand mehr im Büro, bleibt die Kundenfrage bis zum nächsten Tag liegen – und mancher Interessent wendet sich an einen anderen Anbieter. Solche Situationen kosten Betrieben Kunden und Zeit.

Prozessautomatisierung in Viersen hilft, solche Lücken zu schließen. Für Handel, Handwerk und Dienstleistung sind zügige, einheitliche Abläufe kein Luxus, sondern ein Wettbewerbsfaktor. Wer Standardanfragen geordnet beantwortet und Buchungen oder Angebotsprozesse steuert, gewinnt Zeit für Beratung und Wachstum.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit Excel-Listen, manuellen Datenübertragungen und unkoordinierten Kommunikationskanälen. Das führt zu doppelter Arbeit, Fehlern und Frust bei Mitarbeitenden.

Was Prozessautomatisierung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Automatisierung beginnt dort, wo wiederkehrende Arbeit Ihre Fachkräfte bindet. Das kann bedeuten: Angebotsanfragen aus dem Webformular, Vorqualifizierung von Anfragen per Chat, Übernahme der Kundendaten ins CRM und eine Terminbestätigung per E-Mail oder WhatsApp.

Mit gezielten Lösungen lassen sich Zeitaufwand und Fehler spürbar verringern:

Ein Chatbot auf der Website beantwortet Routinefragen aus freigegebenen Inhalten.
Workflow-Automatisierung pflegt CRM-Daten und bereitet Auftragsbestätigungen und Rechnungen zur Freigabe vor – so wird Arbeitszeit zurückgewonnen.
Ein KI-gestützter E-Mail-Assistent sortiert Anfragen, fasst sie zusammen und bereitet Antwortentwürfe vor.

Solche Maßnahmen sind keine Einzelwerkzeuge, sondern verbundene Prozesse: Chatbots beantworten häufige Fragen, E-Mail-Assistenten priorisieren Anfragen, OCR und KI lesen Eingangsrechnungen aus, und Schnittstellen sorgen – soweit vorhanden – für einheitliche Daten über mehrere Systeme hinweg.

So funktioniert die technische Umsetzung

Ein pragmatischer Projektablauf vermeidet Insellösungen. Technisch arbeiten wir mit erprobten Bausteinen und einheitlichen Workflows:

Analyse: Erfassung der aktuellen Werkzeuge (CRM, Buchhaltung, Shop, Kalender), Identifikation wiederkehrender Abläufe und Festlegung von Kennzahlen.
Pilot: ein erster Workflow in überschaubarem Rahmen, z. B. ein Chatbot auf der Website oder die Rechnungserfassung, um den Nutzen zu prüfen.
Integration: Aufbau von n8n-Workflows, REST-API-Verbindungen und Webhooks für den Datenabgleich, nach Prüfung der Schnittstellen im Einzelfall.
Einführung und Einschulung: Übergabe an Ihr Team, Dokumentation, Überwachung und schrittweise Erweiterung.

Technologiebeispiele:

Chatbots: OpenAI- oder Claude-Schnittstellen; Einbindung auf der Website.
Workflow-Automatisierung: n8n (selbst gehostet) für Datenflüsse zwischen CRM, Shop, Kalender und E-Mail.
E-Mail-Assistenz: Einordnung, Zusammenfassung und Antwortentwürfe mit Übergabe an das CRM.
Rechnungsverarbeitung: OCR kombiniert mit KI-Auslesung; die Übergabe an DATEV erfolgt meist über Import- und Exportdateien und hängt an Version und Lizenz.

Wichtig ist, dass Automatisierung keine Blackbox bleibt. Bei jedem Schritt legen wir Prozesse offen, dokumentieren Workflows und richten Überwachung ein, damit Ihr Team versteht, was automatisiert wird und wie Ausnahmen behandelt werden.

Goma-IT – Prozessautomatisierung für Betriebe in Viersen

Goma-IT ist ein kleines Team mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg, und unterstützt Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Der Schwerpunkt liegt auf pragmatischer Automatisierung: n8n-Workflows, Schnittstellen und KI-Modelle, die mit Ihren Daten arbeiten.

Unsere Leistungen umfassen:

Konzeption und Umsetzung von Chatbots für die Website zur Vorqualifizierung von Anfragen und für Terminwünsche.
Durchgängige Automatisierung: CRM-Pflege, Rechnungsentwürfe, Angebotsentwürfe und Berichte.
Schnittstellenintegration: CRM, ERP, Buchhaltung, Shop und Kalender verbinden, soweit die Systeme das zulassen.
KI-Dienste: E-Mail-Assistenten, OCR-basierte Rechnungsverarbeitung und interne Wissens-KI mit RAG.

Wir richten selbst gehostete n8n-Instanzen oder Cloud-Workflows je nach Sicherheitsanforderung ein und binden Schnittstellen sauber in Ihre bestehende Landschaft ein. Dabei arbeiten wir ohne Hokuspokus: klare Anforderungen, überprüfbare Ziele, Preise als Circa-Angabe nach dem Erstgespräch.

Betriebe in Viersen betreuen wir per Telefon und Video; Termine vor Ort bieten wir nur in Vorarlberg an. Wenn Sie prüfen wollen, welche Prozesse in Ihrem Betrieb den größten Hebel haben, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch (30 Minuten).

Häufige Fragen

Lohnt sich Automatisierung, wenn wir nur acht Mitarbeitende haben?

Oft ja. In kleinen Teams füllen einzelne Personen mehrere Rollen aus. Schon die Automatisierung wiederkehrender E-Mails, Terminanfragen oder der Rechnungsverarbeitung kann spürbar Zeit für Kundenarbeit freimachen.

Wie werden Kundendaten bei externen KI-Modellen geschützt?

Auf Wunsch laufen selbst gehostete n8n-Instanzen, sensible Aufgaben können lokal verarbeitet werden. Für KI-Modelle nutzen wir vertraglich geregelte Schnittstellen mit verschlüsselter Übertragung, Pseudonymisierung und Zugriffsbeschränkungen. Die Bewertung nach DSGVO und BDSG nimmt Ihr Betrieb selbst vor.

Wer ist verantwortlich, wenn die Automatisierung falsch entscheidet?

Die Entscheidungsverantwortung bleibt beim Menschen. Bei Unsicherheit leiten Workflows an Mitarbeitende weiter, kritische Freigaben bleiben manuell. Überwachung und Protokolle helfen, Fehlerquellen zu finden; Verantwortlichkeiten werden im Projekt festgelegt.