Prozessautomatisierung Südoststeiermark

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

In Vorarlberg sind Termine im Betrieb möglich; Betriebe im übrigen Österreich betreut Goma-IT per Telefon und Video. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Prozessautomatisierung in der Südoststeiermark richtet sich an KMU mit kleinen Teams, die mit mehreren Programmen nebeneinander arbeiten: CRM, Buchhaltung, Shop-Systeme, Excel-Listen. Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben sich automatisieren lassen, wie ein Projekt technisch abläuft und wo der Mensch prüft und freigibt.

Wenn sich Routineaufgaben über Nacht stapeln

Ein Kunde fragt nach der Verfügbarkeit, ein Lieferant schickt eine Rechnung, und mehrere Anfragen liegen unbeantwortet in WhatsApp. Während die Mitarbeitenden nach Hause gehen, stapeln sich Routineaufgaben, die am nächsten Morgen manuelle Nacharbeit kosten. Gerade in solchen Momenten zeigt sich, was Prozessautomatisierung in der Südoststeiermark leisten kann.

Warum Prozessautomatisierung in der Südoststeiermark ein Thema ist

Viele Betriebe – ob Landwirtschaft, Zulieferer oder Handel – arbeiten mit kleinen Teams und mehreren Spezialprogrammen. Werden Daten zwischen diesen Systemen per Copy-Paste bewegt, entstehen Fehler, Verzögerungen und Frust. Die Folge: Mitarbeitende arbeiten im Geschäft statt am Geschäft, Kundentermine gehen unter, und die Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Prozessautomatisierung schafft hier Transparenz und Wiederholbarkeit – und kann wiederkehrende Arbeit spürbar verringern.

Was Prozessautomatisierung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Automatisierung ist keine Blackbox. Goma-IT baut konkrete Workflows, die wiederkehrende Aufgaben verlässlich ausführen:

Chatbot-Entwicklung: KI-gestützte Chatbots für Website, WhatsApp und Instagram für Erstinformation, häufige Fragen, Terminwünsche und Vorqualifizierung. Grundlage sind Ihre freigegebenen Inhalte (Wissensdatenbank, PDFs, Website); Übergabe an CRM, Kalender und E-Mail, soweit technisch möglich.
Automatisierte Workflows: Daten zwischen CRM, ERP, Shop und Buchhaltung abgleichen, Berichte, Freigaben und Rechnungsprozesse anstoßen. n8n-Workflows dienen als zentrale Steuerung, auf Wunsch selbst gehostet.
E-Mail- und WhatsApp-Automatisierung: E-Mails kategorisieren und Antwortentwürfe zur Freigabe vorbereiten; WhatsApp-Bots mit Produktkatalog, Bestellstatus und Bewertungsanfragen.
Rechnungsverarbeitung & Angebote: OCR und KI-Extraktion, Abgleich mit Bestellungen, Buchungsvorschläge zur Prüfung und Angebotsentwürfe mit Erinnerung zum Nachfassen.
Schnittstellen & Wissen: Datenabgleich zwischen Systemen und eine RAG-basierte Wissensdatenbank für den raschen Zugriff auf interne Arbeitsanweisungen.

So funktioniert die technische Umsetzung

Wir arbeiten pragmatisch und transparent. Ein typisches Projekt läuft in vier Schritten ab:

Analyse: Erfassung der wiederkehrenden Aufgaben, Systeme und Datenquellen (CRM, Buchhaltung, Shop, Kalender).
Konzeption: Auswahl passender Werkzeuge (n8n selbst gehostet, Make, REST-APIs, Webhooks, WhatsApp Business API) und Festlegung von Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen.
Umsetzung: Aufbau der Workflows, Einrichtung der Chatbots auf Basis von Unternehmensinhalten (PDFs, Website), Einbindung von OCR für Rechnungen, Testszenarien und Erinnerungen zum Nachfassen.
Einführung & Verbesserung: Inbetriebnahme, Überwachung und Feinjustierung anhand von Kennzahlen wie Antwortzeit, Fehlern und Zeitaufwand.

Technisch setzen wir auf Sprachmodelle von OpenAI oder Anthropic für die Textverarbeitung, n8n als Steuerungsebene, die WhatsApp Business API für Nachrichten und OCR-Werkzeuge für die Rechnungsverarbeitung.

Goma-IT – Ihr Ansprechpartner für Prozessautomatisierung in der Südoststeiermark

Goma-IT ist ein kleines Team mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg. Betriebe in der Südoststeiermark betreuen wir per Telefon und Video. Wir verbinden n8n-Wissen mit KI-Kompetenz und setzen auf praxisnahe, wartbare Automatisierungslösungen. Dabei berücksichtigen wir österreichische Anforderungen wie die DSGVO und das DSG; bei Buchhaltungsprogrammen wie BMD oder RZL führt der Weg meist über Import- und Exportdateien, abhängig von Version und Lizenz.

Unsere Herangehensweise ist technisch fundiert: keine überladene Software, sondern schlanke Workflows, die Ihre bestehenden Systeme verbinden und Arbeitszeit freisetzen können. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Schulung der Mitarbeitenden sowie Überwachung und Wartung.

Wenn Wissen mit Menschen verschwindet

Verlässt die erfahrenste Mitarbeiterin das Unternehmen, verschwinden mit ihr nicht nur Fachwissen, sondern auch die unsichtbaren Behelfslösungen: Excel-Listen, informelle Notizen, E-Mail-Verläufe. Ohne dokumentierte, automatisierte Prozesse bleibt dieses Wissen verloren. Einarbeitungen dauern lange, Fehler nehmen zu, und die verbleibenden Kolleginnen arbeiten unter Druck. Automatisierung bedeutet hier nicht, Menschen zu ersetzen, sondern Wissen festzuhalten und wiederkehrenden Stress zu verringern.

Wenn Ihr Team mehr reagiert als gestaltet, ist ein guter Zeitpunkt, Prozesse zu ordnen und zu automatisieren.

Wie starten Sie konkret?

Der erste Schritt ist das kostenlose Erstgespräch (30 Minuten). Hilfreich sind drei Eckdaten: Ihre wichtigsten Systeme (z. B. CRM, Buchhaltung, Shop), ein typischer Routineprozess, der Zeit kostet, und ein konkretes Ziel. Danach erhalten Sie eine Einschätzung der Machbarkeit und einen klaren Umsetzungsplan.

Prozessautomatisierung in der Südoststeiermark funktioniert am besten, wenn sie vom Alltag des Betriebs her gedacht und technisch sauber umgesetzt wird. Wir begleiten Sie von der Analyse bis zum stabilen Betrieb.

Häufige Fragen

Lohnt sich Automatisierung für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitenden?

Oft ja. Wenn regelmäßig Arbeitszeit für manuelle Routinetätigkeiten wie Copy-Paste verloren geht, kann ein schlanker Automatisierungsansatz spürbar entlasten – durch weniger Fehler, schnellere Antworten und mehr Zeit für Verkauf und Beratung.

Wie sicher sind unsere Daten, etwa bei Steuer- oder Patientendaten?

Möglich sind selbst gehostete n8n-Instanzen, verschlüsselte Verbindungen, eng begrenzte API-Schlüssel und nur die nötigsten Datenflüsse. Für sensible Daten kommen zusätzliche Maßnahmen wie IP-Beschränkungen, lokaler Betrieb und eigene Datensicherungen in Frage. Die Bewertung nach DSGVO und DSG bleibt Aufgabe Ihres Betriebs.

Unsere Software ist zehn Jahre alt und hat keine moderne API – geht das trotzdem?

Das wird im Einzelfall geprüft. Ältere Systeme lassen sich oft über SFTP-Exporte, Datenbank-Konnektoren oder strukturierte CSV-Dateien anbinden. Ziel ist eine stabile, wiederholbare Routine, die Handarbeit verringert und die Datenqualität schützt.