Prozessautomatisierung Regensburg

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

Betriebe in Deutschland betreut Goma-IT per Telefon und Video; in Vorarlberg sind auch Termine im Betrieb möglich. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Prozessautomatisierung in Regensburg: Anfragen, Rechnungen und CRM im Griff

Eine Terminanfrage per WhatsApp, Eingangsrechnungen, auf die die Buchhaltung wartet, unvollständige Datensätze im CRM: In vielen Betrieben in Regensburg führt das zu liegengebliebenen Aufträgen und Überstunden am nächsten Morgen. Dieser Beitrag zeigt, wo Prozessautomatisierung ansetzt und wie die Umsetzung aussieht.

Prozessautomatisierung in Regensburg ist kein Luxus – sie ist eine betriebliche Notwendigkeit, wenn Sie als Zulieferer, Handwerksbetrieb oder Dienstleister wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Warum Prozessautomatisierung in Regensburg ein Thema ist

Ob Maschinenbau, Zulieferer, Ingenieurbüro oder Dienstleister: Viele Firmen arbeiten in vernetzten Lieferketten und stehen unter Zeit- und Kostendruck. Manuelle Abläufe wie Bestellabgleich, Angebotserstellung oder Lead-Qualifizierung verlangsamen Prozesse und erzeugen Fehler.

Geschäfts- und Privatkunden erwarten rasche Antworten. Eine pragmatische Automatisierung der Abläufe kann klare Vorteile bringen:

Weniger manuelle Dateneingaben und Tippfehler
Schnellere Reaktionen auf Anfragen
Wachstum ohne gleich zusätzliche Stellen

Was Prozessautomatisierung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Automatisierung bedeutet nicht nur, Software aneinanderzuknüpfen. Es geht um klar definierte Workflows, die wiederkehrende Aufgaben übernehmen und Daten einheitlich halten.

Typische Automatisierungen:

CRM-Pflege: Neue Anfragen aus Webformularen, E-Mails oder WhatsApp werden angelegt, auf Dubletten geprüft und mit der Quelle versehen.
Angebotsprozess: Anfrage → KI-gestützter Angebotsentwurf → PDF-Erstellung nach Freigabe → angestoßenes Nachfassen.
Rechnungsverarbeitung: OCR und KI lesen Eingangsrechnungen aus, vergleichen sie mit Bestellungen und legen Buchungsvorschläge an, die die Buchhaltung prüft.
Chatbots und Nachrichten: Website- und WhatsApp-Bots beantworten häufige Fragen aus freigegebenen Inhalten und nehmen Terminwünsche auf – auch abends.

So funktioniert die technische Umsetzung

Technik ist Mittel zum Zweck. Wir planen Workflows, wählen passende Anbindungen und betreiben bei Bedarf selbst gehostete Lösungen. Übliche Bausteine:

Workflow-Steuerung mit n8n (selbst gehostet) oder Make bzw. Zapier für Cloud-Dienste
Sprachmodelle von OpenAI oder Anthropic für Textverständnis, Angebotsentwürfe und E-Mail-Automatisierung
WhatsApp Business API oder 360dialog für Nachrichten
OCR-Lösungen (Tesseract oder Azure AI Services) plus KI für die Rechnungsauslese
REST-APIs, Webhooks und Datenbankzugriffe für Schnittstellen, soweit die Systeme das zulassen

Ein typischer Ablauf:

Analyse: Wir benennen die zeitraubenden Prozesse und erfassen den tatsächlichen Aufwand.
Prototyp: Ein kleiner Pilot in überschaubarem Rahmen – etwa Rechnungsauslese oder ein Chatbot für häufige Fragen.
Einführung: Anbindung weiterer Systeme, Überwachung, Schulung.
Verbesserung: Regeln anpassen, Prompts und Wissensbasis verfeinern, Berichte automatisieren.

Wir liefern nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen – keine Blackbox-Lösungen. n8n setzen wir bevorzugt ein, weil es selbst gehostet und flexibel anbindbar ist; KI-Bausteine werden auf Ihre Inhalte abgestimmt statt nur von der Stange eingesetzt.

Was Automatisierung in der Praxis bewirken kann

Automatisierung zeigt typischerweise ähnliche Muster: Routineanfragen werden durch Chatbots und Nachrichtenabläufe weniger, manuelle Datenflüsse schneller, und Fehler durch händische Übertragung seltener. Ein Chatbot kann sich irren; heikle Fragen gehen an einen Menschen. Im Ergebnis kann das Personal spürbar entlastet werden, und Kunden wie Partner erhalten schneller eine Rückmeldung.

Goma-IT – Ihr Partner für Prozessautomatisierung in Regensburg

Goma-IT ist ein kleines Team mit Sitz in Bludenz (Vorarlberg). Betriebe in Regensburg und anderswo außerhalb Vorarlbergs betreuen wir per Telefon und Video. Unsere Arbeit ist pragmatisch: Wir verbinden n8n-Workflows mit KI-Schnittstellen, richten gesicherte Webhooks ein und sorgen für saubere Datenflüsse zwischen CRM, Buchhaltung und Shop-Systemen.

Leistungen zum Thema:

Konzeption und Umsetzung von Automatisierungs-Workflows
Chatbot-Entwicklung für Website und WhatsApp auf Basis Ihrer PDFs, Ihres Wissens und Ihrer Website-Inhalte
KI-gestützter E-Mail-Assistent mit CRM-Anbindung
Schnittstellen: REST, GraphQL, SFTP; bei DATEV meist über Import- und Exportdateien, abhängig von Version und Lizenz und im Einzelfall geprüft

Die Umsetzung erfolgt in nachvollziehbaren Phasen; Schulungen und Unterstützung gehören dazu.

Prozessautomatisierung in Regensburg ist bei uns keine Einheitslösung. Wir bauen modulare Lösungen, die Sie schrittweise einführen und überprüfen können.

So starten Sie pragmatisch

Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Prozess: Rechnungsbearbeitung, Lead-Qualifizierung oder ein Website-Chatbot sind oft gute Pilotprojekte. Wir erfassen den Ausgangszustand, automatisieren den Prozess und prüfen die Ergebnisse. Schritt für Schritt wird die Lösung ausgebaut.

Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) per Video besprechen wir Ihre Ausgangslage; danach erhalten Sie einen technischen Maßnahmenplan mit Circa-Einschätzung des Aufwands.

Häufige Fragen

Unsere Daten liegen in verschiedenen, alten Systemen. Lohnt sich der Aufwand?

Der erste Schritt ist eine Daten- und Schnittstellenanalyse. Oft reichen gezielte APIs, Webhooks, Exportdateien oder eine Datenbereinigung, um spürbar Arbeit zu sparen. Was im konkreten Fall möglich ist, prüfen wir im Einzelfall.

Worauf wird beim Datenschutz von Chatbots und CRM-Anbindung geachtet?

Wir bevorzugen selbst gehostete Komponenten, verschlüsselte Verbindungen und klare Datenflüsse. Für personenbezogene Daten setzen wir auf Pseudonymisierung, Datensparsamkeit und dokumentierte Zugriffsrechte. Bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung liefern wir die technischen Angaben; die Bewertung nach DSGVO und BDSG nimmt Ihr Betrieb selbst vor.

Was passiert, wenn ein Workflow fehlerhaft läuft?

Wir arbeiten mit Überwachung, Wiederholungsversuchen, Fehlerwarteschlangen und Warnmeldungen. Wo ein Schritt eine manuelle Prüfung braucht, läuft das System nicht automatisch weiter. Rückfallstrategien und Tests gehören zum Projekt.