Prozessautomatisierung in Birsfelden

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

Betriebe in der Schweiz betreut Goma-IT per Telefon und Video; in Vorarlberg sind auch Termine im Betrieb möglich. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Prozessautomatisierung in Birsfelden: worum es geht

Prozessautomatisierung hilft KMU in Birsfelden, Anfragen, Rechnungen und Datenabgleich mit weniger Handarbeit zu bewältigen. Ein typisches Beispiel: Ein möglicher Kunde fragt abends per WhatsApp nach Verfügbarkeit, Preis und Lieferzeit. Die Antwort kommt erst am nächsten Morgen — und der Kunde hat sich womöglich schon anders entschieden. Mit Prozessautomatisierung lassen sich solche Lücken verringern und die Erreichbarkeit verbessern.

Das Problem: Warum manuelle Prozesse in Birsfelden an Grenzen stoßen

Viele Betriebe arbeiten zuverlässig und legen Wert auf Qualität. Gleichzeitig sind administrative Abläufe oft analog oder halbautomatisiert: Excel-Listen, Copy-Paste zwischen Systemen, manuelle Rechnungserfassung. Das verursacht wiederkehrende Fehler und bindet wertvolle Arbeitsstunden.

Mitarbeitende sitzen nach Feierabend noch am Schreibtisch, um Bestellungen abzugleichen oder offene Anfragen zu beantworten. Das sorgt für Frust, Überstunden und schlechte Kundenerlebnisse — und für Sie als Inhaber für unruhige Nächte, weil das Tagesgeschäft nie ganz abgearbeitet ist.

Die Lösung: Prozessautomatisierung im Detail

Prozessautomatisierung bedeutet nicht, alle Prozesse zu ersetzen, sondern wiederkehrende Aufgaben verlässlich zu automatisieren: Daten zwischen CRM, Shop und Buchhaltung abgleichen, soweit die Systeme das zulassen, Benachrichtigungen versenden, Anfragen vorqualifizieren, Angebote entwerfen und Rechnungen erfassen. Unternehmen in Birsfelden können besonders von schnellerer Kundenkommunikation und einheitlichen Datenflüssen profitieren.

Konkrete Bausteine

Chatbot-Entwicklung: KI-gestützte Chatbots für Website, WhatsApp und Instagram — Erstinformation, Antworten auf häufige Fragen, Terminanfragen und Vorqualifizierung. Sie antworten aus Ihren Unternehmensdaten (Wissensdatenbank, PDFs, Website-Inhalte) und werden nach Prüfung an CRM und Kalender angebunden.
Automatisierte Workflows: n8n-Workflows (self-hosted möglich) für den Datenabgleich, das Anstoßen von Berichten und Freigaben, CRM-Pflege und Rechnungsentwürfe.
KI-E-Mail-Assistent: E-Mails einordnen, Antwortvorschläge erstellen, die Ihr Team freigibt, und Nachfassaktionen verwalten.
Rechnungsverarbeitung: OCR und KI-Extraktion zur schnelleren Erfassung von Eingangsrechnungen und zum Abgleich mit Bestellungen; die Buchung gibt Ihr Team frei.
Schnittstellen und Integrationen: Datenabgleich zwischen CRM, ERP, Buchhaltung, Shop und anderen Systemen über REST-Schnittstellen, Webhooks und Datenbankzugriffe, soweit vorhanden.

Das Ziel: weniger manuelle Arbeit, weniger Übertragungsfehler, Mitarbeitende arbeiten mehr AM statt IM Geschäft.

So läuft ein typisches Projekt ab (Schritt 1–4)

Analyse per Video: Wir erfassen Ihre Kernprozesse, identifizieren wiederkehrende Aufgaben und schätzen den aktuellen Zeitaufwand — etwa bei Rechnungserfassung, Bestellbestätigungen oder Anfragen aus Website-Formularen.
Prozessentwurf und Priorisierung: Gemeinsam priorisieren wir nach Aufwand, Risiko und Hebelwirkung. Erste Automatisierungsbausteine werden skizziert.
Umsetzung: Entwicklung der Workflows in n8n, Aufbau der Chatbot-Wissensbasis aus Ihren Dokumenten, Anbindung der Schnittstellen und Tests. Bei hohen Datenschutzanforderungen empfehlen wir self-hosted n8n.
Einführung und Überwachung (laufend): Inbetriebnahme, Fehlerbehebung und Überwachung. Danach beurteilen wir gemeinsam vereinbarte Kennzahlen: Zeitersparnis, Antwortzeiten, Fehler und Qualität der Anfragen.

Was das für Ihr Team konkret bedeutet

Nach der Einführung können Chatbots Routineanfragen abfangen, das E-Mail-Aufkommen beim Team sinken und Rechnungen schneller zur Buchung bereitstehen. Mitarbeitende können sich auf anspruchsvolle Beratung und Qualitätskontrolle konzentrieren. Für Unternehmen in Birsfelden bedeutet das schnellere Antworten an Kunden und Partner sowie stabilere, nachvollziehbare Abläufe.

Technischer Blick: Welche Systeme im Hintergrund arbeiten

Wir kombinieren erprobte Werkzeuge: n8n als Workflow-Steuerung (self-hosted möglich), REST-Schnittstellen und Webhooks für den Datenaustausch, OCR und Sprachmodelle (z. B. von OpenAI oder Anthropic) für das Textverständnis, die WhatsApp Business API für Messaging sowie Anbindungen an CRM- und Buchhaltungssysteme nach Prüfung im Einzelfall.

Wichtig ist die Architektur: klare Schnittstellen, nachvollziehbare Protokolle und Überwachung. Sensible Daten können in Ihrer Infrastruktur oder in einem Schweizer Rechenzentrum bleiben, während KI-Modelle für die inhaltliche Verarbeitung genutzt werden.

Goma-IT — Ansprechpartner aus Bludenz (Vorarlberg)

Goma-IT ist ein kleines Team aus Bludenz in Vorarlberg mit Schwerpunkt auf n8n-basierter Automatisierung und KI-gestützten Assistenzsystemen. Unternehmen in der Schweiz betreuen wir per Telefon und Video. Unsere Arbeitsweise ist pragmatisch: klare Projektphasen, nachvollziehbare Ziele und technische Sorgfalt. Bei Bedarf gibt es self-hosted Optionen, damit Datenschutz und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben. Der erste Schritt ist ein kostenloses Erstgespräch (30 Minuten).

Was Automatisierung bewirken kann

Mögliche Effekte: weniger manueller Zeitaufwand durch Workflows, spürbar weniger Routineanfragen beim Einsatz von Chatbots auf Website und Messenger sowie schnellere Angebots- und Rechnungsprozesse. Für Unternehmen in Birsfelden kann das schnellere Antworten, weniger manuelle Fehler und stabilere Kundenbeziehungen bedeuten.

Häufige Fragen

Lohnt sich Automatisierung für ein KMU?

Oft dann, wenn wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben konsequent automatisiert werden. Wir empfehlen, mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich zu starten, um den Nutzen sichtbar zu machen, bevor größere Investitionen folgen.

Wie sicher sind meine Daten beim Einsatz von KI-Modellen?

Möglich sind self-hosted n8n und die Option, sensible Dokumente in Ihrer Infrastruktur zu halten. Ob und welche Daten anonymisiert oder nur als Metadaten an externe Dienste gehen, stimmen wir mit Ihnen ab und dokumentieren es. Ob der Einsatz dem revDSG und bei EU-Bezug der DSGVO entspricht, prüft Ihr Unternehmen.

Unser ERP ist zehn Jahre alt – lässt es sich trotzdem einbinden?

Häufig gibt es Wege über Export und Import, SFTP oder Datenbankzugriffe; was bei Ihrem System möglich ist, prüfen wir im Einzelfall. Ziel ist eine schrittweise Umstellung mit Überwachung statt einer riskanten Komplettumstellung.