Prozessautomatisierung in Arlesheim

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

Betriebe in der Schweiz betreut Goma-IT per Telefon und Video; in Vorarlberg sind auch Termine im Betrieb möglich. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Copy-Paste kostet Betrieben in Arlesheim täglich Zeit

Manuelle Pflege von CRM-Einträgen, Rechnungserfassung in Tabellen und wiederkehrende E-Mail-Antworten binden in vielen Betrieben in Arlesheim Ressourcen. Diese Zeit fehlt für Kundenberatung, Entwicklung und Wachstum. Mit gezielten Maßnahmen lässt sich dieser Aufwand spürbar senken – auch für kleine und mittelständische Unternehmen rund um Arlesheim. Prozessautomatisierung ist dabei kein Luxus, sondern Vorsorge.

Warum Prozessautomatisierung in Arlesheim ein Thema ist

KMU, Dienstleister, Handwerksbetriebe und Zulieferer in und um Arlesheim brauchen verlässliche Abläufe, kurze Reaktionszeiten und saubere Daten. Wer intern Zeit bei Routineaufgaben spart, gewinnt an Beratungsqualität und Tempo.

Typische Anzeichen: Mitarbeitende beantworten täglich dieselben Fragen, Rechnungen liegen tagelang im Posteingang, und Angebote werden manuell zusammengestellt. Technisch lässt sich daran oft rasch etwas ändern – organisatorisch braucht es eine Entscheidung und klare Prioritäten.

Was Prozessautomatisierung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Für Sie kann das heißen:

CRM-Daten werden automatisch gepflegt, sobald ein Auftrag eingeht oder ein Formular ausgefüllt wird.
Rechnungen werden per OCR erfasst, geprüft und an die Buchhaltung übergeben.
Wiederkehrende Anfragen beantwortet ein Chatbot aus freigegebenen Inhalten, oder sie werden an die richtige Person weitergeleitet.
Terminbestätigungen, Auftragsbestätigungen und Erinnerungen ans Nachfassen werden automatisch ausgelöst.

Gut umgesetzt, können Ihre Mitarbeitenden wieder am Geschäft statt im Geschäft arbeiten und Zeit für Kernaufgaben zurückgewinnen.

So funktioniert die technische Umsetzung

Zuerst werden die Abläufe klar festgelegt: welche Daten ausgetauscht werden, welche Entscheidungen automatisiert werden können und wo menschliche Freigaben nötig sind. Die Umsetzung erfolgt pragmatisch mit erprobten Werkzeugen:

n8n (selbst gehostet) als zentrales Werkzeug zur Steuerung der Workflows.
APIs und Webhooks für den zeitnahen Datenfluss zwischen CRM, Buchhaltung, Shop und Kalender, soweit die Systeme das zulassen.
Sprachmodelle von OpenAI oder Anthropic für Textverarbeitung, FAQ-Antworten und Angebotsentwürfe.
WhatsApp Business API und Web-Chat für die Kundenkommunikation.
OCR-Abläufe (z. B. Tesseract oder Azure AI Services) mit KI-Auslesung für Rechnungen.

Ein typischer Aufbau: Ein Eingangsdokument kommt per E-Mail, OCR liest die Rechnungsdaten aus, ein n8n-Workflow prüft die Positionen gegen die Bestellungen. Bei Abweichungen entsteht ein Freigabe-Ticket, sonst wird ein Buchungsvorschlag für das Buchhaltungsprogramm vorbereitet, meist als Exportdatei, den eine Person prüft und freigibt.

Häufige Verbindungen

CRM ↔ ERP ↔ Buchhaltung ↔ Shop ↔ Kalender. Daten werden nicht mehr manuell von A nach B kopiert, sondern fließen – nach Prüfung der Machbarkeit – über Schnittstellen oder Exportdateien nachvollziehbar weiter. Das verringert Fehler und schafft eine gemeinsame Datenbasis.

Was gut umgesetzte Automatisierung bewirken kann

Spürbare Entlastung ist vor allem dort möglich, wo der manuelle Aufwand groß und die Automatisierung eindeutig machbar ist: weniger Routineanfragen durch Chatbots und Online-Terminbuchung, schnellere Angebotsentwürfe durch vorbereitete Workflows und verlässlichere Datenübertragung zwischen Systemen.

Wichtig: Die Ergebnisse hängen von der Auswahl der Abläufe ab. Priorisiert werden Maßnahmen mit hoher Wirkung – dort, wo viel Handarbeit anfällt und die Automatisierung klar umsetzbar ist.

Goma-IT – Ansprechpartner für Prozessautomatisierung in Arlesheim

Goma-IT ist ein kleines Team mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg, und arbeitet mit Betrieben in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Unternehmen in Arlesheim betreuen wir per Telefon und Video. Unsere Schwerpunkte sind n8n-Workflows, KI-Integration und Schnittstellen. Sie erhalten ein klares Projektvorgehen, Kosten als Circa-Angabe nach dem Erstgespräch und eine selbst gehostete oder Cloud-Lösung je nach Sicherheitsbedarf.

Passende Leistungen:

Web-Chatbots (Website, WhatsApp, Instagram) für Erstauskünfte, Terminanfragen und Vorqualifizierung.
Rechnungsauslesung mit OCR und KI-gestützter Prüfung.
E-Mail-Entwürfe und vorbereitete Angebote, die ein Mensch freigibt.
Verbindungen zwischen CRM, ERP, Buchhaltung und Shop mit n8n und REST-APIs, soweit technisch möglich.

Wir setzen um, testen und übergeben die Abläufe so, dass Ihr Team sie selbst betreiben kann – oder wir übernehmen auf Wunsch die laufende Betreuung. Der Einstieg ist das kostenlose Erstgespräch (30 Minuten).

So fühlt sich fehlende Automatisierung an

Am Nachmittag quillt die Inbox über, und ein möglicher Neukunde schreibt per WhatsApp mit einer konkreten Anfrage. Am nächsten Morgen hat ein Mitbewerber das Angebot geschickt, weil Ihr Team noch E-Mails sortiert hat. Solche verlorenen Aufträge summieren sich zu spürbaren Einbußen und Frust im Team. Prozessautomatisierung schafft Raum für Beratung statt Klickarbeit.

Häufige Fragen

Ist das nicht teuer für ein kleines Unternehmen in Arlesheim?

Nicht zwingend, wenn das richtige Problem zuerst angegangen wird. Begonnen wird mit dem Erstgespräch, dann werden Abläufe mit hohem Zeit- und Fehleraufwand bestimmt und eine schlanke Lösung gebaut. Eingesparte Arbeitszeit und weniger Fehler können sich oft früh bemerkbar machen.

Wie werden Daten geschützt, wenn Workflows über n8n und APIs laufen?

Möglich sind selbst gehostete n8n-Instanzen oder abgeschottete Cloud-Umgebungen, verschlüsselte API-Verbindungen und rollenbasierte Zugriffe. Jede Anbindung wird dokumentiert; welche Pflichten aus dem revDSG gelten, prüft Ihr Betrieb selbst.

Wir haben spezielle Software – klappt die Anbindung?

Das wird im Einzelfall geprüft. Mögliche Wege sind REST-APIs, Webhooks, Datenbankverbindungen oder bei älteren Systemen Exportdateien per SFTP. Fehlt eine direkte Schnittstelle, lässt sich oft eine Brücke über Dateien bauen, abhängig von Version und Lizenz.