Prozessautomatisierung in Aarau

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

Betriebe in der Schweiz betreut Goma-IT per Telefon und Video; in Vorarlberg sind auch Termine im Betrieb möglich. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

Warum Prozessautomatisierung in Aarau ein Thema ist

In vielen Betrieben in Aarau landen Anfragen per WhatsApp, E-Mail oder Formular zu Zeiten, in denen niemand Zeit hat, sie aufzunehmen. Werden sie nicht rasch weiterverfolgt, gehen Aufträge verloren – und parallel kosten Copy-Paste und Doppelerfassung jeden Tag Arbeitszeit.

Viele Firmen im Kanton Aargau sind kleine bis mittlere Betriebe aus Handwerk, Dienstleistung und regionaler Industrie. Qualität und Verlässlichkeit spielen eine große Rolle. Gleichzeitig kosten manuelle Abläufe Zeit und erzeugen Reibung im Kundenkontakt. Gefragt sind deshalb Automatisierungslösungen, die verlässlich arbeiten und den Datenschutz mitdenken.

Was Prozessautomatisierung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Prozessautomatisierung ist kein Schlagwort, sondern pragmatische Arbeitserleichterung: automatisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben, Datenübertragung zwischen CRM, Buchhaltung und Shop, soweit die Systeme das zulassen, sowie KI-gestützte Erstauskünfte. Typische Anwendungsfälle sind Chatbots auf Website und WhatsApp, die Erfassung von Eingangsrechnungen und KI-gestützte E-Mail-Entwürfe.

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden verbringen keine Zeit mehr mit Copy-Paste zwischen Systemen. Stattdessen übernimmt ein Workflow den Abgleich, verschickt Auftragsbestätigungen und bereitet Rechnungen zur Prüfung vor. Die Folge: Zeit zurückgewonnen, weniger Übertragungsfehler, und Ihr Team arbeitet am statt im Geschäft.

Ein häufiges Ärgernis: Wiederkehrende Fragen bestimmen den Arbeitstag. Mitarbeitende beantworten dieselben Fragen immer wieder, Kunden warten lange auf Antwort, am Wochenende reagiert niemand. Diese Erreichbarkeitslücke kostet Umsatz und demotiviert das Team.

So funktioniert die technische Umsetzung

Technisch setzen wir auf erprobte Werkzeuge und saubere Anbindungen. Für Workflows nutzen wir n8n (selbst gehostet), ergänzend Make oder Zapier, je nach Systemlandschaft. Chatbots entstehen mit Sprachmodellen von OpenAI oder Anthropic, etwa über Botpress. WhatsApp wird über die WhatsApp Business API und einen Anbieter wie 360dialog angebunden.

Ein typischer Aufbau besteht aus:

n8n-Workflows für Auslöser, Datenzuordnung und Kommunikation zwischen Systemen
REST-APIs und Webhooks für zeitnahen Abgleich
Sprachmodellen für Antworten und das Herausziehen von Informationen
OCR-Werkzeugen kombiniert mit KI für die Rechnungserfassung

Beispielablauf: Eine Eingangsrechnung wird eingescannt, OCR liest die Felder, die KI gleicht Positionen mit der Bestellung ab, n8n legt einen Buchungsvorschlag an und benachrichtigt die zuständige Person, die prüft und freigibt. Oder: Ein Website-Chatbot beantwortet FAQ aus freigegebenen Inhalten, nimmt Anfragen strukturiert auf und schlägt über einen Kalender-Webhook Termine vor.

Was Automatisierung in der Praxis bewirken kann

Möglich sind spürbare Zeitgewinne bei wiederkehrenden Aufgaben, weniger manuelle Fehler und eine bessere Erreichbarkeit für Kunden und Interessenten. Besser vorbereitete Anfragen und ein entlastetes Team sind weitere mögliche Effekte.

Goma-IT – Ansprechpartner für Prozessautomatisierung in Aarau

Goma-IT ist ein kleines Team aus Bludenz (Vorarlberg) mit Schwerpunkt auf n8n-Workflows und KI-Integration. Wir arbeiten mit Betrieben in Österreich, der Schweiz und Deutschland; Unternehmen in Aarau betreuen wir per Telefon und Video. Ein Büro in Aarau haben wir nicht.

Passende Leistungen für Unternehmen in und um Aarau:

Web-Chatbots für Website, WhatsApp und Instagram, mit Anbindung an CRM und Kalender nach Prüfung
Automatisierte Workflows für CRM-Pflege, Rechnungsvorbereitung und Auftragsbestätigungen
Rechnungsauslesung mit OCR; die Übergabe an Ihr Buchhaltungsprogramm erfolgt meist über Exportdateien und wird im Einzelfall geprüft
Verbindungen zwischen Shop, ERP, CRM und Buchhaltung, soweit die Systeme das zulassen
KI-Wissensdatenbank mit Suche in natürlicher Sprache für Mitarbeitende (gehostet in Deutschland)

Projekte folgen einem pragmatischen Plan: Analyse, Prototyp, Verbesserung, Einführung. Wir bevorzugen selbst gehostete n8n-Instanzen für Kontrolle und Datenschutz und kombinieren je nach Bedarf Cloud-Dienste. Eingesetzt werden unter anderem Sprachmodelle von OpenAI und Anthropic, Botpress, 360dialog, OCR-Lösungen und Standard-APIs.

Von der Bestimmung der größten Zeitfresser bis zur dauerhaften Lösung, inklusive Dokumentation und Schulung: Der Einstieg ist das kostenlose Erstgespräch (30 Minuten).

Häufige Fragen

Ist das nur etwas für große Unternehmen mit großem IT-Budget?

Nein. Viele Lösungen lassen sich modular aufbauen. Ein Chatbot oder ein n8n-Workflow kann klein starten und gezielt Routineaufgaben übernehmen. Schon die Automatisierung einzelner Abläufe wie Auftragsbestätigungen kann spürbar Zeit freisetzen.

Wie werden Kundendaten bei WhatsApp und externen APIs geschützt?

Für sensible Datenflüsse empfiehlt sich selbst gehostetes n8n, dazu verschlüsselte Verbindungen und Datensparsamkeit. WhatsApp wird über die Business API eines Anbieters angebunden, Datenzugriffe werden so eng wie möglich eingestellt. Welche Pflichten aus dem revDSG gelten, prüft Ihr Betrieb selbst.

Wie lange dauert die Umstellung, und läuft das Tagesgeschäft weiter?

Die Einführung wird schrittweise geplant, damit das Tagesgeschäft möglichst wenig gestört wird; die Dauer hängt vom Umfang ab. Neue Abläufe laufen zunächst parallel und werden nach einer Testphase in Betrieb genommen.