KI-E-Mail-Assistent für Versicherungen in Dornbirn

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

In Vorarlberg sind Termine im Betrieb möglich; Betriebe im übrigen Österreich betreut Goma-IT per Telefon und Video. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

KI-E-Mail-Assistent für Versicherungen in Dornbirn: effiziente E-Mail-Automatisierung mit n8n und KI

Ein typischer Tag in einem Versicherungsbüro in Dornbirn

In vielen Versicherungsbüros stapeln sich PDFs, Fotos und Formulare; CRM-Einträge werden verspätet oder doppelt angelegt. Die Folge sind längere Durchlaufzeiten bei Angeboten, mehr Fehler und unzufriedene Kunden, die schnelle Antworten erwarten. Solche Abläufe frustrieren Mitarbeitende, besonders wenn viele Routineaufgaben wiederkehren und wenig Wert schaffen. In Vorarlberg, wo persönliche Betreuung geschätzt wird, kostet diese Ineffizienz nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen. Gezielte Automatisierung kann hier die Arbeitslast verringern, Antworten auf Standardanfragen vorbereiten und Dokumente strukturieren, ohne die persönliche Betreuung zu ersetzen.

Derselbe Tag – mit Automatisierung

Mit einem KI-E-Mail-Assistenten laufen dieselben Vorgänge anders ab: Eingehende Mails landen zuerst in einem Auslese-Workflow, der Betreff, Schadencode, Polizzennummer und Anhänge automatisch erfasst. Bilder werden per OCR auf relevante Texte untersucht, Schadenkategorien zugeordnet, und nötige Dokumente im richtigen CRM-Feld abgelegt. Für wiederkehrende Fragen wie Vertragslaufzeiten oder Selbstbehalte bereitet der Assistent Antworten mit freigegebenen Textbausteinen vor oder leitet komplexe Anfragen an eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter weiter. Ergebnis: Mitarbeitende sehen vorgefilterte, priorisierte Fälle in der Tagesliste, der Zeitaufwand für das Sortieren von Mails sinkt spürbar, und Fristen bei Schadenmeldungen lassen sich besser einhalten. Besonderheiten, etwa Rückfragen von Gewerbekunden, lassen sich über konfigurierbare Regeln und Vorlagen berücksichtigen. Für Büros in Dornbirn bedeutet das weniger Chaos im Postfach und mehr Zeit für Beratung.

Technischer Blick hinter die Kulissen (n8n, KI, Schnittstellen)

Der technische Kern besteht aus zwei Komponenten: einer Steuerungsplattform wie n8n und KI-Diensten für die Textanalyse. n8n übernimmt E-Mail-Auslöser, Verarbeitungsschritte, Fehlerbehandlung und die Verbindung zu CRM-, DMS- und Ticket-Systemen per API. In einem typischen Workflow empfängt n8n die Nachricht, ruft einen Auslesedienst auf, speichert Anhänge in einem Dokumentenlager und schreibt strukturierte Metadaten ins CRM. Die KI-Komponente arbeitet auf zwei Ebenen: 1) Klassifikation und Absichtserkennung per Sprachmodell, um Mails in Kategorien wie Schaden, Anfrage oder Kündigung zu sortieren; 2) Erfassung von Angaben wie Polizzennummern, Daten und Beträgen per OCR und Sprachverarbeitung. Für sensible Felder ist eine Regelstufe vorgeschaltet, die Entwürfe nur erzeugt, wenn Schwellenwerte erreicht werden – freigegeben wird immer durch einen Menschen. Schnittstellen zu gängigen Versicherungs-CRMs werden über REST oder SOAP konfiguriert; Webhooks sorgen für den Datenaustausch in beide Richtungen. Versionierung der Workflows, Überwachung und Wiederholungsstrategien gehören zum Betrieb, damit Mails nicht verloren gehen und interne Vorgaben eingehalten werden können.

Die Vorteile auf einen Blick

Weniger manuelle Arbeit: Sortieren und Datenerfassung werden automatisiert, Zeit wird frei für Beratung.
Schnellere Reaktionen: Antworten auf Standardfragen liegen bereit, Prioritäten werden automatisch gesetzt.
Weniger Fehler: Einmal geprüfte Daten fließen direkt ins CRM, Doppelerfassung nimmt ab.
Skalierbare Abläufe: Saisonale Spitzen, etwa nach Sturm- oder Unwetterschäden, lassen sich leichter bewältigen.
Nachvollziehbarkeit: Protokolle, strukturierte Dokumentablage und regelbasierte Freigaben verbessern die Prüfbarkeit.

Goma-IT: Umsetzung aus Vorarlberg für Versicherungsbüros in Dornbirn

Goma-IT ist ein Einzelunternehmen aus Bludenz und betreut Versicherungsbüros in ganz Vorarlberg per Telefon und Video; Termine vor Ort sind nach Absprache möglich. Der Ansatz: kurze Erhebungsphase, ein Prototyp der Automatisierung in n8n und schrittweise Einbindung der KI-Komponenten. Keine Blackbox, sondern nachvollziehbare Workflows mit Protokollen, Dokumentation und Einschulung für Ihr Team in Dornbirn. Typischer Ablauf: 1) Aufnahme der Mailtypen und Schnittstellen, 2) schlanker n8n-Prototyp mit Auslesen und CRM-Anbindung, 3) Prüfung mit echten Daten, 4) Einführung und Überwachung. Büroeigene Besonderheiten, etwa spezielle Formulare, werden berücksichtigt. Betreuung und Weiterentwicklung erfolgen laufend mit regelmäßigen Abstimmungen. Der erste Schritt ist ein kostenloses Erstgespräch (30 Minuten) für Ihr Versicherungsbüro in Dornbirn.

Häufige Fragen

Verringert Automatisierung nicht die persönliche Beratung?

Nein. Der Assistent nimmt wiederkehrende Aufgaben ab, sodass Beraterinnen und Berater mehr Zeit für komplexe Fälle haben. Antwortentwürfe werden vor dem Versand geprüft, und die Weitergabe an einen Menschen ist jederzeit möglich.

Wie sicher ist die Verarbeitung sensibler Daten per KI?

Sicherheit ist in der Architektur geregelt: TLS, Zugriffskontrollen, getrennte Speicherbereiche und die Wahl, ob externe Modelle genutzt werden. Für besonders sensible Abläufe kommen Funktionen auf eigenen Servern oder private Modellinstanzen in Frage. Die Bewertung nach DSGVO und DSG nimmt Ihr Büro vor.

Wie aufwendig ist die Integration in unser bestehendes System?

Das hängt von CRM und Dokumentenmanagement ab. Mit n8n lassen sich die meisten Systeme über REST, SOAP oder SMTP anbinden. Komplexe ERP-Anbindungen werden schrittweise geplant.