KI-E-Mail-Assistent für Architekten in Dornbirn

Auf einen Blick

Leistung

Prozessautomatisierung mit KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Anbieter

Goma-it e.U., Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz, Vorarlberg (Österreich). Gegründet und geführt von Lukas Göggel.

Betreute Region

In Vorarlberg sind Termine im Betrieb möglich; Betriebe im übrigen Österreich betreut Goma-IT per Telefon und Video. Weitere Standorte bestehen nicht.

Eingesetzte Technik

Workflow-Automatisierung mit n8n auf einem Server in der EU oder auf der Infrastruktur des Betriebs, betrieben vom Betrieb selbst oder von Goma-IT in dessen Auftrag; Anbindung vorhandener Software über Schnittstellen; Sprachmodelle für Text- und Dokumentverarbeitung. Welches Sprachmodell eingesetzt wird und ob Daten dabei die EU verlassen, wird vor Projektstart offengelegt; geregelt über Auftragsverarbeitungsverträge und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich über Standardvertragsklauseln.

Für wen geeignet

Kleine und mittlere Unternehmen aus Handwerk, Handel, Industrie, Dienstleistung und freien Berufen, bei denen wiederkehrende Abläufe viel Handarbeit binden. Für seltene Einzelfälle lohnt sich eine Automatisierung meist nicht.

Arbeitsweise

Antworten, Angebote und Belegbuchungen legt die Automatisierung als Entwurf an; verschickt oder gebucht wird erst nach Freigabe im Betrieb. Läuft etwas ohne Freigabe, etwa ein Website-Chatbot, ist vorher festgelegt, was er beantwortet und wann er an einen Menschen übergibt. Fester Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Kontakt

+43 699 17119818, info@goma-it.at, Winkelbühelweg 37, 6751 Bludenz

KI-E-Mail-Assistent für Architekturbüros in Dornbirn

Ein typischer Tag in einem Architekturbüro in Dornbirn

Ausschreibungen, Anfragen von Subunternehmern, Rückfragen von Bauherren und eingehende Lieferavisos landen oft im selben Postfach. Pläne kommen als ZIP, PDF oder als Link zu Cloud-Ordnern; die richtige Version ist selten die am Ende des Verlaufs. Auch kleine und mittlere Architekturbüros in Dornbirn jonglieren viele Kommunikationskanäle ohne klare Abläufe. Ergebnis: Zeitverlust, doppelte Arbeit und fehleranfällige Dokumentation. Die Folge sind verzögerte Rechnungen, unklare Verantwortlichkeiten und eine mühsame Nachkalkulation. Wertvolle Zeit fließt in die E-Mail-Verwaltung statt in Entwurf oder Baustellenkoordination – genau dort setzt ein gezielter Eingriff an.

Derselbe Tag – mit Automatisierung

Mit einem KI-E-Mail-Assistenten wird eingehende Kommunikation automatisch eingeordnet (Ausschreibung, Subunternehmer, Kunde, Rechnung) und im richtigen Projektordner abgelegt; Anhänge werden herausgelöst und per Texterkennung (OCR) verarbeitet. Termine werden im Kalender vorgeschlagen, Rückfragen zusammengefasst und an die zuständige Projektleitung im Büro weitergeleitet. Die KI erstellt Kurzfassungen umfangreicher Mails, markiert dringende Punkte und legt offene Aufgaben in der Projektmanagement-Software an. Das bedeutet weniger manuelles Sortieren, weniger übersehene Fristen und klarere Übergaben an die Bauleitung. Die Automatisierung greift dort, wo heute Zeit verloren geht: Versionskontrolle, Fotodokumentation, Nachverfolgung von Regiezetteln und Vorbereitung von Abrechnungen. Die Tonalität der Antworten bleibt kontrollierbar – Antwortentwürfe lassen sich anpassen und werden vor dem Versand geprüft. Kurz: Die Routinearbeit wird vorbereitet, Sie behalten die Kontrolle über Entscheidungen und Qualität.

Technischer Blick hinter die Kulissen (n8n, KI, Schnittstellen)

Im Kern besteht die Lösung aus drei Bausteinen: Eingang (E-Mail über IMAP oder Microsoft Graph API), Verarbeitung (n8n-Workflows plus KI-Module) und Speicherung (DMS, Cloud oder lokaler Server). n8n steuert die Workflows: Ein Auslöser beim E-Mail-Eingang startet die Anhangsverarbeitung, die Texterkennung, die Einordnung des Anliegens durch ein Sprachmodell und die Zuweisung an das Projekt. Die KI übernimmt Klassifikation, Zusammenfassungen und Entwürfe für Antworten. Technisch werden Embeddings genutzt, um Kontext aus früheren Projektdokumenten heranzuziehen, sodass der Assistent auch projektübergreifende Bezüge erkennt. Schnittstellen zu gängigen Systemen (Kalender, CRM, Ticketsystem, DMS) laufen über standardisierte APIs oder gesicherte Webhooks. Dokumente werden mit Metadaten versehen, Prüfsummen sichern die Unversehrtheit, und n8n sorgt für saubere Übergaben zwischen den Systemen. Betrieb und Datenschutz sind planbar: Hosting in der EU, verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe und Protokolle. Überwachung und Warnmeldungen zeigen Abläufe mit Verzögerungen, damit gezielt eingegriffen werden kann.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Weniger E-Mail-Zeit: Automatische Einordnung und Vorlagen verringern den manuellen Aufwand beim Lesen und Beantworten spürbar.
Saubere Dokumentation: Anhänge werden herausgelöst, per OCR durchsuchbar gemacht und mit Versionsstand im DMS abgelegt.
Raschere Reaktion: Dringende Anfragen werden priorisiert und direkt an die zuständige Person weitergeleitet.
Einheitliche Abrechnungen: Regiezettel und Fotodokumentation werden gebündelt und für die Nachkalkulation vorbereitet.
Ausbaufähige Abläufe: Neue Projekte erhalten vorkonfigurierte Workflows ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Goma-IT: Umsetzung aus Bludenz für Architekturbüros in Dornbirn

Goma-IT ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in Bludenz und setzt KI-E-Mail-Assistenten für Architekturbüros in Dornbirn um – Termine vor Ort sind möglich, ergänzend wird per Telefon und Video gearbeitet. Anforderungen werden erhoben, Abläufe modelliert und n8n-Workflows in enger Abstimmung mit dem Büro aufgebaut. Der typische Ablauf: Gespräch zu den Anforderungen, erste Version mit echten Daten in einer Testumgebung, Verfeinerung der Klassifikationsregeln, Inbetriebnahme mit Blick auf den Datenschutz und Einschulung der Mitarbeitenden. Der Betrieb reicht von betreutem Hosting in einer EU-Region bis zur lokalen Installation für besonders sensible Projekte. Auf Wunsch übernimmt Goma-IT Überwachung, Regelpflege und Aktualisierungen. Es gibt kein undurchsichtiges System: Alle Workflows sind dokumentiert, Änderungsprotokolle einsehbar, und die Übergabe an interne Zuständige ist Teil des Projekts. Einen Einstieg bietet das kostenlose Erstgespräch von 30 Minuten.

Häufige Fragen

Geht die persönliche Note gegenüber Bauherren verloren?

Nein. Der Assistent erstellt Entwürfe und Vorschläge, die vor dem Versand geprüft werden. Tonalität und Vorlagen werden gemeinsam festgelegt, sodass übliche Umgangsformen erhalten bleiben.

Ist das sicher genug für sensible Projektunterlagen?

Verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Protokolle und die Möglichkeit eines lokalen Betriebs helfen, vertrauliche Pläne zu schützen. Welche Datenhaltung passt, wird gemeinsam besprochen; die Risikobewertung trifft das Büro.

Was, wenn die Automatisierung falsch zuordnet und eine Rechnung untergeht?

Automatisierung ersetzt keine Kontrollpunkte. Workflows enthalten Prüfschritte, Eskalationsregeln und menschliche Freigaben für kritische Aktionen wie die Rechnungsfreigabe. Zusätzlich melden Warnungen ungewöhnliche Ereignisse.